l'inventaire

Dans un musée, l'inventaire fait référence à deux notions distinctes : d’une part la gestion au quotidien de l'ensemble des objets à l’aide d’une base de données ; d’autre part l’inventaire officiel des biens inscrits au patrimoine national dans le cadre de la loi sur les musées.

la gestion des collections

Nos prédécesseurs notaient avec soin tous les objets entrés au musée dans des journaux d’entrée et des catalogues. Aujourd’hui, avec plus de 2,2 millions d’objets, l’informatique est la bienvenue pour aider les responsables des collections à en dresser l’inventaire.

Le musée des Confluences dispose pour cela d’une base de données avec le progiciel Flora-Musées de la société Ever, mise en oeuvre en 2002 et qui s'est considérablement enrichie lors du chantier des collections mené entre 2007 et 2012. Le but de ce chantier était de préparer les objets exposés dans le parcours permanentes, ainsi que des dizaines de milliers de pièces des collections de sciences humaines destinées à déménager dans les réserves du musée des Confluences. Lors de ce chantier, chaque pièce a fait l'objet d'une série d'opérations bien cadrées :

  • vérification des données et informations liées à l’objet et mise à jour de la base de données informatisée du musée (numéros d’inventaire, identification des matériaux et techniques constitutifs de l’objet) ;
  • prise de dimensions, pesage et saisie correspondante ;
  • constat d’état de l’objet, saisie dans la base de données et traitement d’urgence éventuel ;
  • évaluation et programmation des mesures de conservation préventive et curative nécessaires ;
  • dépoussiérage et marquage ;
  • conditionnement en vue de leur stockage en réserve ou de leur déménagement ;
  • photographie numérique des objets sous différentes vues et intégration dans la base de données.

Aujourd'hui, plus de 330 000 notices d'inventaire couvrent la grande majorité des collections : une notice peut en effet correspondre à un seul objet, mais aussi à un lot ou à un ensemble complexe de plusieurs centaines voire de milliers de pièces. La paléontologie à elle seule compte ainsi près de 117 000 notices, les sciences de la vie 112 500 et les sciences humaines plus de 21 000.

Dans son travail d'inventaire, le musée des Confluences conjugue plusieurs difficultés : décrire des collections aussi variées au sein d'un même outil sans sacrifier aux exigences scientifiques constitue un vrai défi. Chaque domaine nécessite en effet des informations spécifiques, comme les ethnies ou la géographie des populations en sciences humaines, ou comme la classification des espèces – la systématique – en sciences naturelles. Par ailleurs, mener l'inventaire de plus de 2 millions d'objets n'est pas si courant dans le monde des musées. Enfin, il est indispensable que toutes ces informations soient cohérentes, à la fois entre elles et avec celles des partenaires avec lesquels le musée travaille régulièrement.

la mise en ligne

Elle nécessite de vérifier, d'harmoniser et d'exporter les données au préalable, d'où une mise en ligne progressive. Le musée se base sur la norme de description internationale Dublin Core, qui permet au public international de comparer des données similaires, voire de les récupérer (les métadonnées sont accessibles à partir d'un clic-droit, accès au code source de la page). Lespremières fiches concernent les objets présentés en expositions permanente et temporaires, aux demandes ponctuelles, avant de s'étendre progressivement à l'ensemble des objets.

Pour pallier la lenteur de ce travail et témoigner rapidement de la richesse des collections, le musée met également à disposition des notices de collections, accessibles depuis l'explorateur de ressources. Des ressources variées accompagnent peu à peu ces notices : documentation, archives, iconographie, bibliothèque, vidéos, etc.

le récolement

Il s'agit d'une procédure d'inventaire officiel des collections patrimoniales, obligatoire pour les musées disposant de l'appellation "musée de France". Cette opération consiste, selon les termes officiels, à vérifier, sur pièce et sur place, à partir d’un bien ou de son numéro d’inventaire : la présence du bien dans les collections, sa localisation, l’état du bien, son marquage, la conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’oeuvres, catalogues.

Cette opération nécessite de disposer d'un inventaire fiable, complété par des opérations de préparation et des recherches sur l'origine des objets : dans une institution dont les collections remontent jusqu'au début du XIXe siècle, ces recherches ne sont pas simples et entraînent souvent de véritables enquêtes.

Le premier récolement a été mené pour l'ensemble des collections avant juin 2014, sous la direction de Joël Clary, conservateur en sciences de la vie : il a d'ailleurs écrit  un article dans La lettre de l'OCIM n° 153 de mai-juin 2014 sur la problématique du récolement dans les muséums. A l'exception d'une partie des sciences de la terre, dont le récolement n'a pas été totalement achevé en raison de leur volume considérable, le musée des Confluences a mené à terme son premier récolement dans les délais impartis, alors même qu'il préparait son ouverture. Cette opération n'aurait pas pu avoir lieu sans la mobilisation des équipes des collections et de la régie.